Soalan Lazim Berkaitan Majlis Konvokesyen

JAWAPAN : Setiap graduan akan diserahkan dengan 1 kad jemputan semasa Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti yang akan diadakan pada 9 hingga 11 November 2024. Kad jemputan ini akan membenarkan 2 orang tetamu(ibu bapa/penjaga) untuk hadir ke dalam Dewan Tuanku Canselor.

ANSWER : Each graduate will be provided with 1 invitation card during the Universiti Academic Attire Borrowing Day, which will be held from 9th to 11th November 2024. This invitation card will allow 2 guests (parents/guardians) to enter the Chancellor Hall.

ANSWER : The convocation robe can be borrowed from 9th to 11th November 2024, according to the scheduled time slots. The schedule for each faculty can be accessed on the USIM Convocation Ceremony website (https://konvo.usim.edu.my).

Graduates can borrow the convocation robe starting from the date of the University Academic Attire Borrowing Day until the graduation ceremony, which is within a period of 3 weeks. After 2 days from the graduation ceremony, a fine of RM5 will be imposed for each late day (the fine schedule can be referred on the Convocation website). Graduates are encouraged to return the University Academic Attire after the ceremony. The Scroll, Official Academic Transcript, and Completion Letter can only be collected after returning the Convocation Robe.

For the information of all graduates, starting from the 20^th Convocation Ceremony of USIM in 2022, the convocation rehearsal session has been changed to the USIM Convocation Ceremony Briefing. This briefing is mandatory for all graduates and will be held on the University Academic Attire Borrowing Day. Graduates are requested to refer to the briefing schedule on the USIM Convocation website. Graduates who are unable to attend can follow the recorded briefing session, which will be broadcasted live online. Information regarding the live briefing session will be announced from time to time.

ANSWER : Graduates are required to return the Convocation Robe by themselves or can delegate represantative at Robbing Room 1 or 2, Dewan Tuanku Canselor from 3th to 8th December 2024 and at the Division of Undergraduate Management, 2^nd floor, Chansellory building starting from 9th December 2024.

ANSWER : The convocation robe CANNOT be returned by post. Graduates can delegate their family or friends to return the robe. Graduates are reminded to return the robe within the designated period to avoid fines. Graduates are also responsible for taking good care of the convocation robe. If any loss or damage occurs, fines will be imposed (refer to the fine schedule on the Majlis Konvokesyen USIM website).

ANSWER : Yes. The Strategic Communication Centre (StraComm) will appoint a company to manage the official photography for the USIM Convocation Ceremony. The photography counter will be open on the University Academic Attire Borrowing Day, which will be held from 9th to 11th November 2024, to allow graduates to choose from the photography packages provided.

ANSWER : For the information of all graduates, the convocation fee has been CHARGED AND PAID DURING STUDENT REGISTRATION. However, if graduates have any outstanding debts, they need to settle all the debts before borrowing the convocation robe on the University Academic Attire Borrowing Day. Graduates with outstanding debts will not be allowed to borrow the convocation robe and will not be allowed to attend the USIM Convocation Ceremony. Only the stage photography payment needs to be made by the graduates.

ANSWER: Graduates are only allowed to bring in 2 FAMILY MEMBERS/CARETAKERS into the hall. Special seating outside the hall is available, but the space is limited.

ANSWER: The university provides an official stage photography session, and all graduates need to pay for the photography packages. External photographers are not allowed inside the hall.

Graduates who are verified and granted the Complete for Graduation (LDI) status are ELIGIBLE TO RECEIVE THE ALUMNI CARD (UGRADS CARD) even if they do not attend the ceremony. The card will be given when graduates report at Gate A/B. Graduates who do not attend can claim the card at the Career and Alumni Centre office after completing all the sessions of the Convocation Ceremony.

ANSWER: All graduates must adhere to the attendance time for each session as stated in the session schedule on the USIM Convocation website and in the Graduates Invitation Letter to the USIM Convocation Ceremony. Graduates must report at Gate A/B DTC starting at 7:30 am for the morning session and starting at 1:50 pm for the afternoon session. Early attendance is crucial to ensure the smooth running of the session. Graduates who arrive late will not be allowed to enter the hall

All graduates are required to follow all procedures of the USIM Convocation Ceremony, including taking an official stage photos. This is a mandatory requirement for every USIM Convocation Ceremony.

ALLOWED. The secretariat will provides additional seating for guests who cannot enter the hall. However, these seats are limited.

The convocation robe borrowing fee has been included in the convocation fee, and graduates do not need to make any additional payment to borrow the robe, UNLESS the graduate damages or loses the robe. Fines will be imposed based on the extent of damage, and for cases of loss, the graduate will be charged at the selling price of the robe. The fine schedule can be referred on the USIM Convocation website.

ANSWER: All graduates are required to settle all debts (fees & fines) one week before the University Academic Attire Borrowing Day. Debt checks can be made through the iStudent portal. Graduates need to settle all debts online. The Treasurer’s and Library counters will also be open on the University Academic Attire Borrowing Day, which will be held from 9 to 11 November 2024, for graduates who have debt-related issues. To ensure the smooth borrowing of university academic attire, prospective graduates are advised to settle all debts no later than one week before the University Academic Attire Borrowing Day.

Starting from the 22nd USIM Convocation Ceremony in 2024, all debt settlements for convocation purposes must be made through the iStudent portal. Payments must be made online. Prospective graduates need to print a debt clearance confirmation slip or display it on their mobile phones during the University Academic Attire Borrowing Day. Prospective graduates no longer need to come to the campus to settle their debts. However, prospective graduates are advised to settle their debts no later than one week before the University Academic Attire Borrowing Day.

If prospective graduates have trouble logging into the iStudent portal or have any technical issues related to the iStudent system, they should email the problem to support_academic@usim.edu.my. Please include your name, student ID number, and the problem you are facing.

For postgraduate graduates (PhD, Master, and Graduate Diploma) who have trouble logging into iStudent (https://istudent.usim.edu.my), they can reset their password to access iStudent through the iPPS portal as follows:

1. Log in to the iPPS portal.

• If accessing from off-campus, please access through https://sslvpn.usim.edu.my, select the IPPS2 icon, and log in to the iPPS portal.

1. Click on Account Setting -> Change of Password.
2. Please update your password until the display shows “Your Password has been updated.”
3. Open iStudent again and log in using the new password.

Debt settlement on the iStudent portal is only for prospective Bachelor’s degree graduates. For postgraduate graduates, you need to complete the Clearance Form (PPS21). If you have already submitted the form to your faculty or the Graduate Management Division, you do not need to complete a debt clearance. You only need to bring your matric card and the confirmation slip of the completion of the Graduate Tracer Study System during the University Academic Attire Borrowing Day for the purpose of collecting your robe.

JAWAPAN : Jubah konvokesyen boleh dipinjam bermula 9 hingga 11 November 2024 mengikut jadual yang telah ditetapkan. Rujuk jadual peminjaman jubah mengikut fakulti di sini

JAWAPAN : Graduan boleh meminjam jubah konvokesyen bermula daripada tarikh Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti sehingga hari sidang graduan iaitu dalam tempoh 3 minggu. Selepas 2 hari daripada hari sidang, denda akan dikenakan sebanyak RM5 setiap 1 hari kelewatan (rujuk jadual denda di sini). Graduan digalakkan memulangkan Pakaian Akademik Universiti selepas sidang selesai. Skrol Ijazah, Transkrip Akademik Rasmi dan Surat Tamat Pengajian hanya boleh diambil selepas Jubah Konvokesyen dipulangkan.

JAWAPAN : Untuk makluman semua graduan, bermula pada Majlis Konvokesyen Ke-20 USIM tahun 2022 raptai Majlis Konvokesyen telah ditukarkan format kepada Taklimat Majlis Konvokesyen USIM. Taklimat ini diwajibkan kepada semua graduan dan akan diadakan pada Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti. Graduan diminta merujuk jadual taklimat di laman web Majlis Konvokesyen USIM. Graduan yang tidak hadir boleh mengikuti taklimat tersebut yang akan rakamkan secara langsung secara dalam talian. Maklumat secara langsung taklimat tersebut akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.

JAWAPAN : Jubah Konvokesyen perlu dipulangkan oleh graduan sendiri atau boleh diwakilkan di Bilik Jubah 1 atau 2, Dewan Tuanku Canselor bermula pada 3 Dis hingga 8 Dis 2024 dan di Bahagian Pengurusan Prasiswazah, Pusat Pengurusan Akademik bermula 9 Disember 2024.

JAWAPAN : Jubah Konvokesyen TIDAK DIBENARKAN dipulangkan secara pos. Graduan boleh mewakilkan keluarga/rakan bagi memulangkan jubah tersebut. Graduan diingatkan untuk memulangkan jubah dalam tempoh yang telah ditetapkan bagi mengelakkan dikenakan denda. Graduan juga perlu bertanggungjawab menjaga Jubah Konvokesyen dengan baik. Sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan, denda akan dikenakan (rujuk jadual denda di sini).

JAWAPAN : Ya. Pusat Komunikasi Strategik (StraComm) akan melantik syarikat yang akan menguruskan fotografi rasmi Majlis Konvokesyen USIM. Kaunter fotografi akan dibuka pada Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti yang akan diadakan pada 9 hingga 11 November 2024 bagi membolehkan graduan memilih pakej fotografi yang disediakan.

JAWAPAN : Untuk makluman semua graduan, yuran konvokesyen TELAH DICAJ DAN DIBAYAR SEMASA PELAJAR MENDAFTAR UNIVERSITI. Walau bagaimanapun, sekiranya graduan mempunyai hutang tertunggak, graduan perlu menyelesaikan semua hutang sebelum meminjam jubah konvokesyen pada Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti. Graduan yang memiliki hutang tidak akan dibenarkan untuk meminjam jubah konvokesyen dan tidak dibenarkan menghadiri Majlis Konvokesyen USIM. Hanya bayaran fotografi pentas sahaja yang perlu dibayar oleh graduan.

JAWAPAN : Graduan hanya boleh membawa masuk 2 ORANG AHLI KELUARGA/PENJAGA SAHAJA ke dalam dewan. Tempat khas di luar dewan ada disediakan namun tempat ini adalah terhad.

JAWAPAN : Universiti menyediakan sesi fotografi pentas rasmi dan semua graduan perlu membayar untuk mendapatkan pakej gambar tersebut. Jurugambar luar tidak dibenarkan masuk ke dalam dewan.

JAWAPAN : Graduan yang disahkan dan mendapat status Layak Dianugerahkan Ijazah (LDI) LAYAK MENERIMA KAD ALUMNI (KAD UGRADS) walaupun tidak hadir pada majlis tersebut. Kad ini akan diberikan semasa graduan melapor diri di Pintu A/B. Graduan yang tidak hadir, boleh menuntut kad ini di pejabat Pusat Kerjaya dan Alumni selepas selesai semua sidang Majlis Konvokesyen.

JAWAPAN : Semua bakal graduan perlu mematuhi masa kehadiran setiap sidang yang telah dinyatakan pada jadual sidang di laman web Majlis Konvokesyen USIM dan pada Surat Jamputan Graduan ke Majlis Konvokesyen USIM. Bakal graduan perlu melapor diri di Pintu A/B DTC bermula pukul 7.30 pagi bagi sidang pagi dan bermula pukul 1.50 tengah hari bagi sidang petang. Kehadiran awal sangat penting untuk memastikan kelancaran sidang tersebut. Graduan yang hadir lewat tidak dibenarkan masuk ke dalam dewan.

JAWAPAN : Semua bakal graduan diwajibkan mengikuti semua tatacara Majlis Konvokesyen USIM termasuk mengambil foto pentas rasmi Majlis Konvokesyen. Ini merupakan perkara wajib yang dilakukan setiap kali Majlis Konvokesyen USIM.

JAWAPAN : DIBENARKAN. Seperti Majlis Konvokesyen pada tahun-tahun lepas, pihak urus setia ada menyediakan tempat duduk tambahan kepada tetamu yang tidak dapat masuk ke dalam dewan. Walau bagaimanapun, tempat duduk ini adalah terhad.

Jawapan : Peminjaman jubah konvokesyen telah dicaj di dalam yuran konvokesyen dan graduan tidak perlu membuat apa-apa bayaran untuk mengambil jubah tersebut KECUALI graduan yang telah merosakkan atau menghilangkan jubah tersebut. Caj akan dikenakan mengikut kadar kerosakan dan bagi kes kehilangan, graduan akan dicaj dengan kadar jualan jubah. Kadar denda ini boleh dirujuk di laman sesawang Majlis Konvokesyen USIM.

Jawapan : Semua graduan dikehendaki menyelesaikan semua hutang (yuran & denda) seminggu sebelum Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti. Semakan Hutang boleh dibuat pada portal Istudent. Graduan perlu menyelesaikan semua hutang secara dalam talian. Kaunter Bendahari dan Perpustakaan juga akan dibuka pada Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti yang diadakan pada 9 hingga 11 November 2024 bagi graduan yang mempunyai masalah berkaitan hutang. Bagi memastikan kelancaran peminjaman pakaian akademik universiti, bakal graduan dinasihatkan menyelesaikan semua hutang selewat-lewatnya seminggu sebelum Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti.

JAWAPAN :

Bermula pada Majlis Konvokesyen Ke-22 USIM tahun 2024, semua penyelesaian hutang bagi tujuan konvokesyen perlu dibuat pada portal iStudent. Pembayaran perlu dibuat secara dalam talian. Bakal graduan perlu mencetak slip pengesahan tiada hutang atau memaparkan slip tersebut pada telefon bimbit semasa Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti. Bakal graduan tidak perlu lagi hadir ke kampus untuk menyelesaikan hutang. Walau bagaimanapun, bakal graduan dinasihatkan menyelesaikan hutang selewat-lewatnya seminggu sebelum Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti.

Sekiranya bakal graduan mempunyai masalah untuk login ke dalam portal iStudent atau mempunyai sebarang masalah berkaitan dengan teknikal sistem iStudent, graduan perlu e-mel masalah tersebut kepada support_academic@usim.edu.my. Sertakan bersama nama, no matriks dan masalah yang dihadapi.

Bagi graduan siswazah (Doktor Falsafah, Sarjana dan Diploma Siswazah) yang mempunyai masalah untuk login ke iStudent, mereka boleh reset semula kata laluan untuk akses ke iStudent melalui portal iPPS seperti berikut :

1. Log-in ke dalam portal IPPS.
2. Klik Account Setting -> Change of Password.
3. Sila kemaskini kata laluan sehingga paparan “Your Password has been updated” dipaparkan.

JAWAPAN : Penyelesaian hutang pada portal Istudent adalah bagi bakal graduan Sarjana Muda sahaja. Bagi graduan siswazah, anda perlu melengkapkan Borang Clearance (PPS21) dan sekiranya anda telah menghantar borang tersebut ke fakulti atau Bahagian Pengurusan Siswazah, anda tidak perlu lagi membuat clearance hutang. Anda hanya perlu bawa kad matrik dan slip pengesahan siap Sistem Kajian Pengesanan Graduan sahaja semasa Hari Peminjaman Pakaian Akademik Universiti bagi tujuan pengambilan jubah.